Mail merge atau
surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms
Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu
format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda. Tentu
hal ini akan sangat mempermudah sekali pekerjaan kita. Kita tidak perlu lagi
mengetik satu persatu tujuan dan nama alamat yang dituju, cukup hanya dengan
mengetik daftar nama serta alamat yang dikehendaki maka nama, alamat yang
dibuat akan langsung bergabung atau merger dengan format surat tadi.
Tidak hanya format
surat saja kegunaan mail merge ini, Jika kita mengetik dengan format yang sama
atau blanko formulir yang sama namun dengan isian yang berbeda, maka mail merge
lah solusinya. Cukup buat format blangko atau formulir yang dikehendaki dan membuat
daftar isian formulir, maka sudah cukup. Hasilnya, setiap isian dari formulir
tersebut akan silih berganti sesuai dengan daftar yang telah dibuat.
Untuk membuat mail merge berikut ini adalah
langkah-langkahnya :
1. Buat dokumen terlebih dahulu (bisa berupa surat, blangko formulir, atau dokumen yang lain)
2. Klik ribbon Mailings kemudian klik Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard
3. Akan muncul panel Mail Merge disebelah kanan jendela Word anda.
4. Pada Select document type pilih Letters kemudian klik Next pada bagian untuk melanjutkan
5. Pilih Use the current
document kemudian klik Next
6. Pada pilihan select recipients, jika anda belum membuat
daftarnya pilih sajaType a new list kemudian klik Create.
7. Akan muncul jendela New Address list. Untuk memudahkan pekerjaan kita nantinya sebaiknya kolom yang
ada dihapus kemudian dibuat kolom isian yang baru sesuai dengan yang
dibutuhkan.
·
Klik Customize columns
·
Pilih filed name kemudian klik tombol delete, sampai semua nama kolom terhapus.
·
Untuk membuat field name baru klik Add kemudian beri nama sesuai dengan kebutuhan (seperti Nama,
Alamat, dsb)
· Tambahkan beberapa filed sesuai dengan kebutuhan anda.
· Jika dirasa sudah cukup klik OK
· Muncul jendela New address list. Masukkan data-data
yang dibutuhkan sampai selesai, kemudian klik OK
· Untuk menghapus entry klik pada entry yang mau dihapus kemudian
klik delete. Untuk menambah entry baru klik pada new entry.
· Simpan pada folder dimana tempat dokumen tersimpan kemudian klik Save.
· muncul daftar list yang sudah siap untuk dimasukkan. Untuk
memasukkan semua beri tanda centang pada kotak yang ada, atau bisa anda pilih
sendiri sesuai kebutuhan daftar yang ada dengan menghilangkan tanda centang
pada list tersebut.
8. Klik Next : Write your letter untuk melajutkan
9.Sampai disini kita akan memasukkan daftar field yang telah kita
buat tadi untuk dimasukkan pada dokumen. Arahkan kursor pada
tempat filed diletakkan.
10. Pada pilihan write your letter, pilih More item
11. Pada jendela yang muncul pilih nama filed sesuai dengan dokumen
kemudian klik insert
12. Ulangi langkah diatas sampai data diisi dengan field yang
sesuai. Sehingga tampilannya akan seperti dibawah ini.
13. kemudian klik Next untuk melihat hasil merge data. Klik tanda panah kekanan atau
kekiri pada preview your letters untuk melihat hasil.
14.Jika ada yang masih salah datanya bisa diubah datanya pada edit
recipient list. Jika sudah cukup klik
Next untuk complete the merger.
15. Terdapat dua pada pilihan complete merger yaitu Print dan Edit individual letters. Jika anda pilih merger print, maka
data merger akan langsung dicetak melalui printer. Jika dipilih Edit individual
letters maka data akan ditampilkan pada beberapa halaman langsung di Ms Word.
Silahkan pilih sesuai kebutuhan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar